Datenschutzerklärung
Stand: März 2026
Verantwortlicher
Es wurde kein Datenschutzbeauftragter bestellt.
Hosting
Unsere Websites werden gehostet bei:
- Hetzner Online GmbH (Deutschland)
- World4You Internet Services GmbH (Österreich)
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb der Website).
Server-Logfiles
Beim Besuch der Website werden folgende Daten verarbeitet:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit
- aufgerufene Seiten
- Browsertyp
- Betriebssystem
Diese Daten dienen der Sicherstellung des technischen Betriebs und werden regelmäßig gelöscht.
Cookies & Consent-Management
Zur Verwaltung von Einwilligungen kann ein Consent-Management-Tool (z.B. Cookiebot) eingesetzt werden.
Cookies werden nur gesetzt, soweit dies technisch erforderlich oder nach Einwilligung zulässig ist.
Google Analytics
Sofern aktiviert, verwenden wir Google Analytics (Google Ireland Ltd.). Dabei können personenbezogene Daten (z.B. IP-Adresse in gekürzter Form) verarbeitet werden.
Drittlandtransfer in die USA erfolgt auf Basis der Standardvertragsklauseln.
LinkedIn Insight Tag
Wir verwenden das LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company. Hierbei können personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Kontaktaufnahme
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.
Bewerbungen
Bewerbungen werden ausschließlich per E-Mail entgegengenommen. Die Daten werden ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.
Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
CRM & Newsletter (Kit)
Zur Verwaltung von Kontakten und Newsletter-Versand verwenden wir Kit (CRM- und E-Mail-Tool). Ein Drittlandtransfer kann auf Basis von Standardvertragsklauseln erfolgen.
Buchhaltung & Rechnungswesen
Zur Rechnungsstellung verwenden wir:
- sevDesk GmbH (Deutschland)
Einsatz von KI-Systemen, KI-Agenten und automatisierten Workflows
Zur Unterstützung administrativer, strategischer und operativer Prozesse setzen wir KI-gestützte Systeme sowie automatisierte Workflows ein.
11.1 Kundenbezogene KI-Nutzung
Im Rahmen der Vertragsabwicklung und Bearbeitung von Anfragen nutzen wir KI-Systeme (insbesondere die Claude API von Anthropic), um:
- Kundenanfragen zu strukturieren
- Angebots- und Rechnungsvorlagen zu erstellen
- CRM-Daten aufzubereiten
- interne Prozessschritte zu automatisieren
Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
Die Verarbeitung erfolgt über API-Zugänge. Eine Nutzung personenbezogener Daten zu Trainingszwecken findet nicht statt. Chat- bzw. API-Logs werden spätestens nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
11.2 Interne KI-Nutzung
Zusätzlich nutzen wir KI-Tools wie:
- OpenAI
- Google Gemini
- Perplexity
- NotebookLM
- Miro AI
- Canva AI
Diese Systeme werden ausschließlich mit anonymisierten, abstrakten oder strategischen Inhalten genutzt. Es werden keine konkreten Kundendaten oder identifizierbaren personenbezogenen Informationen eingegeben.
11.3 KI-Agenten & Workflow-Orchestrierung
Zur Automatisierung von Prozessen setzen wir KI-Agenten in Verbindung mit Workflow-Software (n8n) ein. n8n wird selbst betrieben und auf Infrastruktur in Deutschland gehostet.
Die Systeme dienen ausschließlich der Prozessunterstützung. Eine eigenständige dauerhafte Speicherung personenbezogener Daten in den Agentensystemen erfolgt nicht. Dauerhafte Speicherung erfolgt ausschließlich in den jeweils vorgesehenen Primärsystemen (z.B. CRM oder Buchhaltung).
11.4 Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne des Art 22 DSGVO statt.
Rechtlich relevante Dokumente (z.B. Angebote, Rechnungen, Mahnungen) werden vor finaler Versendung durch eine verantwortliche Person geprüft.
11.5 Drittlandübermittlung
Soweit KI-Anbieter mit Sitz außerhalb der EU eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art 44 ff DSGVO (z.B. Standardvertragsklauseln oder EU-U.S. Data Privacy Framework).
Social Media
Wir betreiben Profile auf:
- YouTube
Es gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattformen.
Zahlungsabwicklung
Die Zahlungsabwicklung erfolgt ausschließlich per Banküberweisung.
Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft
- Berichtigung
- Löschung
- Einschränkung
- Datenübertragbarkeit
- Widerspruch
Beschwerden können bei der österreichischen Datenschutzbehörde eingebracht werden.
Für die Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: hallo@co-systems.io
Stand: März 2026 · Co-Systems, Sabrina Pils-Matiasek e.U. · Wien, Österreich